Eine IT-Offboarding-Checkliste stellt sicher, dass ein ausscheidender Mitarbeiter den Zugang verliert, während das Unternehmen die weiterhin benötigten Informationen behält. Stimmen Sie den Zeitplan mit der Personalabteilung und der Führungskraft ab und behandeln Sie Konten, Geräte und Dateneigentum als separate Aufgaben.
Vereinbaren Sie die Zugriffsfrist vor dem letzten Arbeitstag
Benennen Sie eine Person, die HR, Management und IT koordiniert. Halten Sie fest, wann der Zugriff enden soll, welche Ausrüstung zurückgegeben werden muss und wer die Arbeit des Mitarbeiters übernimmt. Ein unerwartetes Ausscheiden erfordert unter Umständen einen anderen Ablauf als eine geplante Übergabe.
Verschicken Sie keine Passwörter, um den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter ein eigenes Konto und die erforderlichen Berechtigungen. Gemeinsam genutzte Zugangsdaten erschweren die spätere Prüfung und den Widerruf von Berechtigungen.
Inventarisieren Sie mehr als nur das Microsoft 365-Konto
Prüfen Sie E-Mail, VPN, Remote-Desktop, Geschäftsanwendungen, Cloud-Konsolen und alle persönlichen Konten, die für die Firmenarbeit genutzt werden. Berücksichtigen Sie auch Gastzugänge in Kundenumgebungen und Lieferantenportalen. Bitten Sie die Führungskraft, die Liste zu bestätigen, anstatt sich ausschließlich auf ein zentrales Verzeichnis zu verlassen.
Befolgen Sie für Microsoft 365 die vom Tenant unterstützten Verfahren zum Blockieren der Anmeldung und zum Widerrufen von Sitzungen. Die alleinige Änderung eines Passworts ist kein vollständiger Plan zur Zugriffsentfernung. Überprüfen Sie auch die Authentifizierungsmethoden und Geräte, die mit dem Konto verknüpft sind. Microsoft dokumentiert die Schritte zum Entfernen eines ehemaligen Mitarbeiters aus Microsoft 365.
Daten gezielt bewahren, nicht unbefristet
Identifizieren Sie die Geschäftsdateien und Datensätze, die aufbewahrt werden müssen, bevor Sie ein Konto löschen oder eine Lizenz entfernen. Bestätigen Sie die geltenden Aufbewahrungs- und Lizenzierungsregeln für Postfächer, OneDrive und andere Dienste. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Dienst gelöschte Daten für den gleichen Zeitraum aufbewahrt.
Übertragen Sie die geschäftliche Verantwortung für freigegebene Dokumente, Anwendungsintegrationen und geplante Aufgaben. Der Zugriff auf das Postfach eines ehemaligen Mitarbeiters sollte einen dokumentierten Zweck, eine Genehmigung und eine Zeitbegrenzung haben. Datenschutz- und Beschäftigungspflichten gelten auch nach dem Ausscheiden einer Person weiter.
Was soll mit dem Laptop geschehen?
Protokollieren Sie die Rückgabe und den Zustand des Geräts und folgen Sie dann einem genehmigten Prozess zur Sicherung erforderlicher Geschäftsdaten und zum Löschen des Geräts vor der Wiederverwendung. Bei einem verlorenen oder nicht zurückgegebenen Gerät bewerten Sie die verfügbaren Fernsteuerungsmöglichkeiten und die Vorfallbehandlung. Löschen Sie das Gerät nicht zuerst, um erst danach nach notwendigen Dateien zu fragen.
Können wir das Konto sofort löschen?
Erst nach Prüfung der Datenaufbewahrung, der Zuständigkeiten und etwaiger Dienstabhängigkeiten. Das Sperren des Zugriffs und das Löschen einer Identität sind unterschiedliche Entscheidungen. Ein Konto kann eine Integration oder eine Wiederherstellungsmethode besitzen, selbst wenn die Person sich nicht mehr anmelden muss.
Machen Sie Ihre IT-Offboarding-Checkliste wiederholbar
Eine kurze Checkliste mit benannten Verantwortlichen ist nützlicher als ein langes Dokument, das niemand ausfüllt. Der Managed IT Support von ICT Shift hilft bei der Koordination von Zugriffen und Geräten, und Cybersecurity & Business Continuity befasst sich mit Sicherheitsrisiken und Wiederherstellung.
Sprechen Sie mit einem Experten über Ihren Offboarding-Prozess, falls das Ausscheiden von Mitarbeitern derzeit davon abhängt, dass sich jemand daran erinnert, welche Konten existieren.
